Dẫn dắt một nhóm nhỏ hiệu quả, như cách một tiểu đội trưởng tốt làm, dựa trên những việc rất cụ thể: làm gương trước khi yêu cầu, hiểu từng người trong nhóm, giao việc rõ ràng theo sức mỗi người, kiểm tra và giúp đỡ trong lúc làm, lo cho người của mình trước bản thân, nhận trách nhiệm khi nhóm sai và nhường công khi nhóm làm tốt. Người dẫn nhóm nhỏ không cần chức danh to — cần sự tin cậy của những người đứng cạnh mình mỗi ngày.
Bài này lấy hình ảnh tiểu đội trưởng — người dẫn dắt nhóm nhỏ nhất, gần lính nhất — để rút ra bài học cho lớp trưởng, tổ trưởng, trưởng nhóm dự án, trưởng phòng ký túc. Ví dụ trong bài là tình huống giả định.
Vì sao nhóm nhỏ là trường học lãnh đạo tốt nhất
Trong nhóm nhỏ, người dẫn dắt không thể ẩn sau giấy tờ. Mọi người nhìn thấy họ dậy lúc nào, gấp chăn thế nào, ăn ra sao, xử lý sai sót ra sao. Không có khoảng cách để "giữ hình ảnh". Vì thế, uy tín ở nhóm nhỏ chỉ đến từ việc làm thật, mỗi ngày.
Bảy việc của người dẫn nhóm nhỏ
| Việc | Làm thế nào |
|---|---|
| Làm gương | Dậy trước, gấp chăn đúng, có mặt trước giờ; điều mình đòi người khác, mình làm trước |
| Hiểu từng người | Biết ai giỏi gì, yếu gì, quê ở đâu, đang có chuyện gì |
| Giao việc rõ | Ai, làm gì, xong khi nào, thế nào là đạt |
| Theo sát và giúp | Đi qua xem, hỏi có vướng không, chỉ cách khi cần |
| Lo cho người mình | Để ý ai ốm, ai buồn, ai thiếu đồ; nhóm ăn trước, mình ăn sau |
| Nhận trách nhiệm | Nhóm sai thì mình đứng ra nhận trước, rồi cùng sửa |
| Nhường công | Nhóm được khen thì nêu tên từng người đã làm |
Làm gương: đòn bẩy mạnh nhất
Ví dụ giả định: một tổ trưởng ký túc xá muốn phòng giữ giờ yên lặng sau 11 giờ. Nếu chính anh ấy gọi video lúc 12 giờ, mọi quy định đều vô nghĩa. Nếu anh ấy là người đầu tiên tắt đèn, đeo tai nghe, cả phòng sẽ theo mà không cần nhắc nhiều. Người ta nghe theo điều người dẫn làm hơn điều người dẫn nói.
Giao việc theo sức
- Người giỏi, nhanh: giao việc khó, kèm việc hướng dẫn người mới.
- Người chậm nhưng cẩn thận: việc cần tỉ mỉ, kiểm tra.
- Người mới: việc vừa sức kèm người hỗ trợ, tăng dần.
- Xoay việc định kỳ để ai cũng học được nhiều thứ và không ai bị "dính" mãi việc khó ưa.
Khen trước mọi người, góp ý riêng
Một nguyên tắc cũ mà vẫn đúng: khen công khai để người được khen và cả nhóm cùng vui; góp ý riêng để người bị góp ý giữ thể diện và dễ tiếp nhận. Góp ý nên cụ thể, hướng về việc, kèm cách sửa. (Xem thêm bài về góp ý thẳng mà không làm tổn thương.)
Lo cho người của mình
Hình ảnh "người chỉ huy ăn sau cùng" được nhắc nhiều trong sách về lãnh đạo, chẳng hạn cuốn Leaders Eat Last của Simon Sinek (2014). Ý tưởng không phải là người dẫn phải chịu thiệt, mà là đặt nhu cầu của nhóm lên trước: kiểm tra mọi người đã có cơm, có nước, có chỗ nghỉ, rồi mới đến mình. Người được chăm lo sẽ sẵn lòng đi xa hơn cùng người dẫn của họ.
Khi nhóm làm sai
- Nhận phần trách nhiệm của mình trước với cấp trên, giáo viên.
- Tìm hiểu chuyện gì đã xảy ra, không đổ lỗi vội.
- Cùng nhóm tìm cách sửa, phân việc khắc phục.
- Rút kinh nghiệm chung, không bêu tên người sai trước tập thể.
Những lỗi người mới làm trưởng nhóm hay gặp
| Lỗi | Cách sửa |
|---|---|
| Làm hết một mình vì "nhanh hơn" | Giao việc, chấp nhận lúc đầu chậm hơn |
| Ra lệnh mà không giải thích | Nói ngắn gọn vì sao cần làm |
| Thiên vị bạn thân | Chia việc, khen chê theo việc, công khai |
| Ngại góp ý, để mọi thứ trôi | Góp ý sớm, riêng, cụ thể |
| Nhận công một mình | Nêu tên người đã đóng góp |
Họp nhóm ngắn mỗi ngày
Năm phút đầu ngày hoặc cuối ngày: hôm nay làm gì, ai cần giúp gì, có vấn đề gì. Buổi họp ngắn giúp người dẫn nắm được tình hình mà không phải đi hỏi từng người, và giúp các thành viên biết việc của nhau. Giữ đúng năm phút — họp dài làm mọi người ngại họp.
Mang về đời thường
Bạn không cần là tiểu đội trưởng để thực hành những điều này. Lần tới khi được giao làm nhóm trưởng một bài tập, một chuyến đi, một bữa liên hoan, hãy thử: làm gương, giao việc rõ, theo sát, lo cho mọi người, nhận lỗi và nhường công. Những người từng làm tốt việc dẫn dắt nhóm nhỏ thường là người được tin giao nhóm lớn hơn về sau.
Câu hỏi thường gặp
Làm trưởng nhóm nhỏ cần những kỹ năng gì?
Cần biết làm gương, hiểu từng thành viên, giao việc rõ ràng theo sức, theo sát và giúp đỡ, lo cho nhóm, nhận trách nhiệm khi sai và nhường công khi nhóm làm tốt.
Lớp trưởng nên làm gì để được các bạn nghe theo?
Làm gương trong những việc mình yêu cầu, đối xử công bằng, giải thích lý do khi giao việc, khen công khai và góp ý riêng, đứng ra nhận trách nhiệm khi lớp có lỗi.
Vì sao nên khen công khai và góp ý riêng?
Khen công khai giúp cả nhóm cùng vui và học hỏi; góp ý riêng giúp người được góp ý giữ thể diện và dễ tiếp nhận hơn.
Người mới làm trưởng nhóm hay mắc lỗi gì?
Thường làm hết một mình, ra lệnh không giải thích, thiên vị bạn thân, ngại góp ý và nhận công một mình. Giao việc, minh bạch và nêu tên người đóng góp giúp tránh các lỗi này.
Leaders Eat Last nói về điều gì?
Cuốn sách của Simon Sinek năm 2014 bàn về việc người lãnh đạo đặt nhu cầu và sự an toàn của nhóm lên trước bản thân, từ đó xây dựng lòng tin và sự gắn bó.